業務変革-生産性向上

2023年06月27日

吉積情報WEB

今こそ知りたい Google Workspace とは何か、機能や種類・メリット・成功ポイント・導入プランも詳しく紹介

Google Workspace の基本的な機能をおさえておきたい、成功させるためのポイントも把握しておきたい、と考える方も少なくないと思います。Google Workspace は Google 社が開発したグループウェアです。メール・チャット・ビデオ会議・カレンダー管理など豊富な機能を搭載していることはもちろん、多くの機関の厳しい審査基準に合格している最新鋭のセキュリティ環境を利用できます。

本記事では Google Workspace について、機能と種類、メリット、成功ポイントを詳しく紹介するとともに、導入プランについても触れていきます。

Google Workspace とは

まずは、Google Workspace とは何かについて、概要を説明します。

概要

Google Workspace とは、Google 社開発のクラウドベースのグループウェアです。個人・組織が今までよりも成果を上げ続けるために、自由でイノベーティブなソリューションを実現することを目的としています。

Google Workspace では、Gmail・Google Drive・Google Docs・Google Meet など、リアルタイムにコミュニケーションできるサービスを豊富に提供しています。リモートワークやオンライン教育時にも適しており、デバイスや場所にとらわれずにアクセスできることが魅力の一つです。

Google 社はクラウドで生まれ、クラウドで運営されてきたことから、ビジネスがクラウドで力を発揮するのに必要なセキュリティを熟知しており、機密情報の保管先としても安心して利用できます。簡単に操作でき、拡張性を兼ね備えているため、ビジネスのあらゆるシーンで柔軟に活用可能です。

Google Workspace の主な機能

Google Workspace には、組織のコラボレーションを強化・生産性向上するために必要な機能が備わっています。

たとえば Gmail です。企業の独自ドメインも利用可能で、スパムフィルタリング、Googleならではの強力なメール検索機能などがあります。

また、オンラインストレージである Google ドライブでは、さまざまなファイルの保存・共有を行えます。Google ドライブと連携可能な Google ドキュメント、スプレッドシートでは、オンライン上でリアルタイムに共同作業でき、コメントや履歴管理も可能です。

他にも、スケジュール管理や予定の共有ができる Google カレンダー、オンラインでのミーティングやウェビナーを実施できる Google Meet 、チーム内で気軽にメッセージのやり取りが可能な Google Chat も搭載されています。

Google Workspace に搭載されているサービスは、どれも簡単に連携でき、データのやり取りも容易に行えます。Google Workspace は、ビジネスはもちろん教育機関・個人など、さまざまな用途で幅広く活用できるサービスです。

Google Workspace の種類

Google Workspace には大きく分けて無料版と有料版があります。それぞれ説明します。

無料版
有料版

無料版

Google Workspace では Gmail やカレンダーなど個々のサービスは無料で利用可能です。15 GB までのストレージ領域が設けられています。

また、教育機関向けの Google Workspace for education も無料で利用可能です。25人まで無料で利用可能な個人事業主や小規模事業者向けのサービス「 Google Workspace Essentials Starter Edition 」も無料で開始できます。

Google Workspace には用途に合わせた無料版が用意されていますので、チェックしてみましょう。

有料版

Google Workspace をビジネスで利用するなら、有料版がおすすめです。

有料版は、Gmail を自社のドメインで利用できるという特徴がありますし、ユーザー管理機能としても、アクセス権設定・公開範囲の設定・ログ追跡など、ビジネスの履歴管理などには欠かせない機能が備わっています。

ストレージ容量も 2 TB など無料版に比べて容量が増えるため、従業員はディスク逼迫などに困ることなく活用できるでしょう。有料版にはいくつかプランがあり、それぞれビデオ会議の同時参加者数、ストレージ容量、セキュリティ機能などに違いがあります。

Google Workspace の料金プラン

Google Workspace には、4つのプランがあります。

一番安価なのは「 Business Starter 」プランであり、1ユーザー月額680円 ( 税抜 )から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数が最大100人、1人あたりストレージ 30GB 分の制限があります。

まずは Google Workspace をお試しで使ってみたい、という方におすすめなのが「 Business Standard 」です。1ユーザー月額1,360円 ( 税抜 )から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数は最大150人で、1人あたり 2 TB 分のストレージ環境を利用できます。

Google Workspace の機能を使いこなしたい企業におすすめなのが「 Business Plus 」プランです。1ユーザー月額2,040円 ( 税抜 ) から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数は最大500人までです。さらに、「 Business Plus 」ならではの録画・出欠状況確認機能も利用可能です。2段階認証・シングルサインオン ( SSO ) ・迷惑メールのフィルタリングなど、高度なセキュリティ機能も利用可能です。

自社の要件に合わせてカスタマイズしたい場合は「 Enterprise 」プランをおすすめします。担当者と相談しながら、ストレージ容量や、自社のセキュリティポリシーに合わせた機能を選べるでしょう。

Google Workspace のメリット

Google Workspace のメリットを、以下4点紹介します。

多様な働き方の促進
コミュニケーション活性化
セキュリティ強化
アプリ連携による活用幅増

多様な働き方の促進

1つ目のメリットは、多様な働き方の促進です。

Google Workspace はブラウザやスマホのアプリからアクセスできるため、いつでもどこからでも、インターネット環境に繋がっていれば利用可能です。さまざまな端末に対応しているため、移動中にスマホからでも簡単に見れるでしょう。

またローカルにデータを保存しておけば、オフラインでも編集でき、次回接続時に自動アップロードできるという、便利な機能もあります。

コミュニケーション活性化

2つ目のメリットは、コミュニケーション活性化です。

Google Workspace は、Gmail などプライベートでも利用しているユーザーが多いことから、ビジネスにおいても操作しやすいといえます。PC にあまり使い慣れていない従業員でも、簡単に扱えるでしょう。

画面もシンプルで、直感的に操作できるため、メッセージのやり取りもしやすく、組織のコミュニケーション活性化につながります。

セキュリティ強化

3つ目のメリットは、セキュリティ強化です。

Google は、セキュリティ第一の姿勢で業界をリードしており、扱うサービスはコンプライアンス・電子情報開示・解析などの面で、最も厳しい基準に合格しています。

そのため、Googke Workspace セキュリティの高い環境で安心安全なやり取り・データ共有が可能と言えるでしょう。

機能連携による活用幅増

4つ目のメリットは、機能連携による活用幅が増えることです。

Google Workspace にはメールやチャット、カレンダーなど多くの機能があり、それぞれ簡単に連携することが可能です。たとえば、チャットやメールで共有した予定を、カレンダーに自動反映するなどが可能です。個々導入が必要な他サービスに比べて活用幅が広がりますし、連携のための手間もほとんど発生しません。

また、それぞれの機能の運用管理をすべて 1 つのダッシュボードで行うため、利便性の面でも優れています。

Google Workspace は個々の機能も便利ですが、連携させることでより活用幅を広げることが可能です。

歴史

Google Workspace の歴史について紹介します。

Google Workspace は2012年12月5日まで提供されていた無償版の「 G Suite 」と同様のサービスです。G Suite は2022年6月27日に利用期限を迎えており、それ以降は自動的に Google Workspace へと切り替わっています。

2020年10月に Google は、G Suite を Google Workspace へとリブランディングし、機能強化とプランの拡充を行うことを発表しました。

2021年には、旧 G Suite のプランの名称変更を行い、それに伴い Google アカウントを持つ全てのユーザーが Google Workspace を利用できるようになりました。

2022年2月には、個人事業主や小規模事業者向けに、25人まで無料で利用可能な「 Google Workspace Essentials Starter Edition 」を発表しています。

Google Workspace 導入を成功させるポイント

Google Workspace の導入を成功させるポイントとして、以下3点を紹介します。

目的の明確化
プラン選択
運用サポート

目的の明確化

1つ目のポイントは、目的の明確化です。

Google Workspace を導入する前に、必ず何のためにグループウェアを導入するのか目的を明確にしましょう。たとえば、コミュニケーション活性化なのか、セキュリティの強化なのかが挙げられます。

目的が違うと、Google Workspace で利用する機能や活用の仕方も変わるため、効果確認をするためにも、まずは目的を明確することが重要です。

プラン選択

2つ目のポイントは、プラン選択です。

Google Workspace には、「 Business Starter 」「 Business Standard 」「 Business Plus 」「 Enterprise 」のプランがあります。

それぞれ、ビデオ会議に出席できる人数・ストレージ量・サポート機能・セキュリティなどに違いがあります。それぞれのプランの違いを正しく知って、自社に適したプランを選ぶことが大切です。

運用サポート

3つ目のポイントは、運用サポートです。

Google Workspace は、導入がゴールではありません。まずは運用で従業員が問題なく利用できているかを確認することはもちろん、目標を達成するためにも、定期的に効果がどれくらい出ているかなど確認を続けて、改善を繰り返すことが大切です。そのため、運用で困った時には運用サポートを使って問い合わせするのが良いでしょう。